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Der Geschäftsvorfall

Durch die täglichen Aktivitäten einer Firma wird AUFWAND und ERTRAG ausgelöst. Teilweise zeitverzögert erhält die Firma dadurch irgendwelche Dokumente (BELEGE), wie Rechnungen von Lieferanten, Post- und Bankauszüge, Kassazettel, usw.
Die Firma erstellt eigene Rechnungen an Kunden und schreibt Quittungen, welche ebenfalls BELEGE sind.

Jeder Beleg enthält einen Hinweis auf einen Geschäftsvorfall, wie zum Beispiel ein Kaufhaus-Kassazettel (vereinfachte Darstellung ohne Mehrwertsteuer):

    1 Linierter Schreibblock A4 CHF 3.00
    2 Schachteln Büroklammern CHF 12.00
    100 Blatt A4 80 g weiss CHF 15.00
    TOTAL CHF 30.00

Dem Buchhalter seine Aufgabe ist es nun festzuhalten, welche zwei Konten durch obigen Geschäftsvorfall berührt werden, das heisst, er bildet einen Buchungssatz.
Dieser Buchungssatz wird auf dem Beleg vermerkt (=>Kontierungs-Vorgang) und alle
anfallenden Belege werden nach Datum (=>chronologisch) in einem Journal (neu auch Grundbuch genannt) nieder geschrieben.


Datum Beleg Nr. Buchungstext SOLL-Kto HABEN-Kto
BETRAG
2.1.200x
1
Barkauf Büromaterial Büromaterial Kasse
30.00

Periodisch erfolgt dann aufgrund des Journals die Übertragung auf die einzelnen Konten (Verbuchungs-Vorgang).
Die Gesamtheit aller Konten einer Firma nennt man Hauptbuch.
Nebenbücher werden für einzelne Debitoren (Kunden), Kreditoren (Lieferanten), Mitarbeiter
(Lohnkonto) sowie Anlageobjekte geführt, und anschliessend auf das entsprechende
Sammelkonto im Hauptbuch übertragen.

Goldene Regel: keine Buchung ohne Beleg

Heute geschieht dies natürlich mit Computer-Software automatisch. Aber man darf nicht vergessen, dass die -Doppelte Buchhaltung- im Laufe des 14. Jahrhunderts in italienischen Handelsstädten entwickelt worden ist, und tatsächlich -Bücher- mit der Feder beschrieben wurden.
Die 1494 erschienene Abhandlung des Franziskanermönchs Luca Pacioli über die doppelte Buchführung gilt noch heute.